En el sector de las importaciones y exportaciones de mercancías, independientemente de que se realicen por vía aérea, terrestre o marítima, se exige cierta documentación a tramitar para certificar el cumplimiento de las normativas y garantizar la seguridad de los contratos. Las empresas transitarias deben manejar, a diario, los distintos tipos de documento de transporte que se emiten en la actualidad, cada uno de ellos necesarios en función de las condiciones del transporte.
¿Qué es un documento de transporte?
Hablamos de documentos de transporte cuando hacemos referencia a la documentación requerida en cualquier tipo de operación comercial, con la finalidad de cumplir con las normativas vigentes y los requisitos de cada autoridad aduanera. Los documentos de transporte internacional variarán en función del medio empleado para efectuar el transporte, por lo que existen diferentes tipos que detallaremos posteriormente.
La emisión de los documentos de transporte depende de las compañías encargadas de hacer los envíos (es decir, los transportistas), y los responsables de logística se ocupan de cumplimentarlos. En cualquiera de los casos, el incoterm elegido determinará las condiciones de tramitación y, por tanto, marcará la responsabilidad de cumplimentar y gestionar los trámites relacionados con los documentos de transporte.
¿Por qué es importante la documentación de transporte?
Los documentos de transporte son elementos cruciales para mantener el equilibrio en las importaciones y exportaciones internacionales. Permiten almacenar información detallada sobre cada una de las operaciones y sus condiciones particulares, plasmando los acuerdos entre partes y dando validez a los contratos. Además, son necesarios para comprobar que se cumple con las normativas aduaneras vigentes.
Gestionar de forma adecuada los documentos de transporte es una tarea imprescindible para todos los participantes en las exportaciones e importaciones. De no hacerlo como es debido, se pueden producir retrasos en el envío que alteren la entrega de las mercancías, algo bastante perjudicial si estamos hablando de envíos comerciales.
Tipos de documentos de transporte
En función del tipo de vehículo utilizado y otros factores relacionados con el transporte en cuestión, existen diferentes documentos de transporte necesarios a la hora de exportar e importar, por lo que es importante conocerlos a la perfección para saber cuándo son necesarios y qué implicaciones tienen.
- CIM o Carta de Porte Ferroviario
Este documento es utilizado en el transporte de mercancías por tren, operando como el título de la propiedad de la mercancía, y acreditando la validez del contrato. La parte que se encarga de expedir la carga debe cumplimentar el CIM en el idioma del país de origen, traduciendo una copia al idioma del país de destino si este es diferente. Para controlar la mercancía que se documente en el CIM, esta debe viajar en el mismo vagón del tren. Este documento debe ser distribuido a diferentes agentes participantes en la operación de transporte:
- » El CIM original se entrega al destinatario una vez este reciba las mercancías.
- » La estación de destino debe recibir una hoja de ruta donde figuren los gastos derivados del contrato, y una copia de esta, quedará también en el primer ferrocarril que haya realizado el transporte.
- » Un duplicado del CIM debe ser entregado al expedidor cuando la mercancía sea aceptada por parte del ferrocarril.
- La matriz de expedición quedará en manos del primer ferrocarril.
- CMR o Carta de Porte por Carretera
Dentro de la documentación de transporte terrestre, el CMR o carta de porte por carretera es el documento donde se especifican las obligaciones de los participantes en una operación de transporte por carreteras. La información de la operación debe ser facilitada por parte del expedidor, trasladándola al conductor para que este último la complete y pueda ser presentada.
El expedidor, además, tiene que firmar el documento antes de que la carga se coloque en el vehículo encargado de realizar el transporte. Por su parte, el destinatario también tiene que firmar en el momento de recibir la mercancía, para que quede constancia de la conclusión de la operación de transporte, además de justificar el pago al transportista.
- Air Way Bill o Carta de Porte Aéreo
También conocido como “conocimiento de embarque aéreo”, es el documento que certifica un contrato de transporte a través de vía aérea, determinando el cliente y la empresa que presta el servicio, y funcionando como justificante a la hora de aceptar y recibir la mercancía. En este documento se incluye información fundamental de la operación: partes implicadas, avión utilizado, flete, mercancías, ruta…, y es un documento no negociable regulado por la IATA.
- Bill of Lading o Conocimiento de Embarque Marítimo
El bill of lading es uno de los documentos de transporte marítimo requeridos en este tipo de operaciones, ya que se encarga de plasmar las condiciones de la operación y comprobar la recepción adecuada de las mercancías. El emisor es la compañía transportista, y el capitán de la embarcación que efectúe el transporte debe firmarlo en todos los casos.
Se puede presentar en formato físico o virtual, siendo estos últimos más recomendables, puesto que su tramitación es mucho más rápida y sencilla. El bill of lading es un documento negociable, no como el que vimos en el apartado anterior, por lo que existe la posibilidad de transferirlo a un tercero en pleno proceso de transporte.
- Forwardell Bill of Lading o Conocimiento de Embarque Multimodal FBL
Este documento guarda una característica especial, ya que regula aquellos casos donde no exista un medio de transporte principal y determinado para realizar el traslado de la mercancía. En este tipo de operaciones, es el transitario el que cuenta con toda la responsabilidad para encargarse del traslado desde la recogida hasta la entrega.
Además de lo anterior, el documento también opera como comprobante en caso de que se utilicen dos o más medios para transportar la mercancía, y sirve para atribuir la responsabilidad al agente transitario. El FBL es negociable, ya que existe la posibilidad de que los documentos originales atribuyan la propiedad de la mercancía a su poseedor (cuando se emita “a la orden).
- Certificado de seguro de transporte
Este documento es esencial para plasmar la suscripción de un seguro que cubra el envío de las mercancías, independientemente del tipo de transporte que se utilice. Se utiliza cuando la póliza no viaja junto a las mercancías, o bien si se ha contratado una Póliza Abierta Flotante. Contiene la siguiente información:
- » Número de póliza.
- » Agentes interventores, partes del contrato y domicilio.
- » Medio de transporte y mercancías aseguradas, con sus correspondientes condiciones.
- » Origen y destino.
- » Fechas de efecto y vencimiento.
- » Condiciones del seguro.
- » Firma y sello de la aseguradora.
- Packing List
Es una lista, cumplimentada por el exportador y recibida por aduanas, el transportista y el importador, en la que se especifican las mercancías transportadas y una descripción de las mismas.
Es un documento parecido a la factura comercial, pero con más detalles, e incluye: cantidad, números de factura, peso, valor comercial, fecha de expedición, cantidad de bultos…
Si quieres saber más sobre este documento, te recomendamos que visites nuestro artículo dedicado al packing list donde podrás encontrar una completa guía sobre el mismo.
Factura Comercial Internacional
Dentro de las operaciones de compraventa internacionales, la factura comercial es un documento crucial, ya que detalla los aspectos principales de la operación: mercancía (precios y cantidades), medios de pago y condiciones, impuestos, etc.
Con esta factura, el importador puede declarar la operación frente a las autoridades fiscales, y el exportador lo utiliza como comprobante de venta.
Hemos visto los principales documentos de transporte, obligatorios a la hora de exportar o importar mercancías. Es recomendable recopilar información sobre cada uno de ellos para conocer sus implicaciones y características, y evitar posibles retrasos o problemas de tramitación en aduanas.