En el mundo de la logística y transporte, así como en los negocios, la factura comercial es un elemento fundamental para que puedan realizarse las transacciones de forma legal y óptima.
Dentro de la factura comercial está la información crucial para la transacción económica, lo que ayuda a las autoridades aduaneras y a otros agentes a conocer el contenido y el valor de las mercancías en los procesos de envío.
A continuación, veremos qué es la factura comercial, cuáles son los datos que debe contener y por qué es importante cumplimentarla de forma correcta.
Factura comercial que es
Una factura comercial (commercial invoice) es un documento fundamental en el transporte y venta de productos. En él, se recogen datos muy importantes de la transacción económica, como la información del vendedor y el comprador, la fecha de la transacción, los productos vendidos y el precio unitario y total de los mismos.
Para un proceso de importación o exportación, la factura comercial es uno de los documentos que deben incluirse de forma obligatoria (así lo especifica la normativa legal).
La factura comercial es emitida por el vendedor o exportador, a nombre del comprador o importador, y sirve como prueba fehaciente de la transacción que se realiza entre ambos, sirviendo como documento legal a los ojos de la ley.
En una importación/exportación es muy importante que la información sobre el tránsito que incluya la factura comercial coincida con la incluida en el packing list. Este documento es junto a la factura comercial crucial para llevar a cabo el despacho de aduanas y demás procesos logísticos del transporte. El packing list termina en el receptor de la mercancía mientras la factura comercial acaba en el responsable del pago, por lo que sí difiere su contenido pueden darse serios problemas a la hora de despachar aduanas o de realizar el pago o el cobro.
Factura comercial ejemplo
El documento de factura comercial es imprescindible en toda transacción comercial, y mucho más si se trata de un proceso de importación o exportación. Aunque no existe un formato específico para crear este tipo de facturas, sí deben incluir todos los elementos básicos para que sean válidas y legales.
Existen múltiples plantillas de ejemplo de facturas comerciales que pueden descargarse por internet para rellenar o confeccionar una factura personalizada a las necesidades de cada empresa. Incluso es posible utilizar programas ofimáticos básicos como Microsoft Word o Excel para editar y crear facturas comerciales válidas.
Un ejemplo básico de factura comercial estaría compuesto de tres partes diferenciadas:
- » Cabecera. Donde se incluyen los datos del comprador y el vendedor, así como la fecha y número de factura.
- » Cuerpo. Donde se listan todos los artículos, con su descripción, cantidad y precio.
- » Pie. Donde se incluye el valor total de la factura, con descuentos e impuestos incluidos.
Qué contiene una factura comercial
Una factura oficial es un documento que debe ser cumplimentado de forma correcta para que tenga validez legal y para que pueda informar de los aspectos clave en una transacción económica.
Veamos los distintos elementos fundamentales que debe incluir una factura comercial.
- Datos del vendedor y del comprador
Es muy importante que en una factura comercial estén incluidos los datos del emisor y del destinatario. Es decir, que los datos del vendedor/exportador y de comprador/importador estén claramente especificados en el documento de venta.
Los datos que se deben incluir del vendedor y el comprador son:
- » Nombre o denominación social de la empresa.
- » Número de identificación (NIF o CIF).
- » Número de identificación fiscal del exportador para transacciones internacionales (EORI, VAT…).
- » Dirección y datos de contacto.
- Número de factura
Cada factura debe tener una numeración que la identifique de forma inequívoca. El número de factura debe ser único, por lo que no pueden existir dos facturas comerciales de una empresa con el mismo número.
Gracias a este número se puede localizar una factura concreta e identificarla del resto de facturas existentes.
En muchas facturas es habitual que también se incluya el número de albarán o presupuesto relacionado. Esto se hace para facilitar la identificación de los pedidos y relacionarlos con la factura al cobro. Tanto el albarán como el presupuesto son documentos similares a la factura, pero no tienen el carácter legal de la misma, sino que son documentos que se utilizan en algunas ocasiones en las primeras fases de un acuerdo comercial.
- Fecha de la factura
Toda factura comercial debe incluir la fecha en la que se emite para disponer de un dato que sitúe la transacción en el tiempo. Esta fecha es muy importante porque es la que se toma en cuenta para muchos procesos relacionados con la venta, como por ejemplo, para el cobro aplazado de la misma.
- Listado de los productos
En una factura comercial es imprescindible que se relacionen todos los productos que son objeto de la transacción. Lo habitual es que se utilice una tabla donde se incluyan todos los productos, cada uno de ellos con su código de producto, descripción, cantidad y precio por unidad.
- Valoración de los productos y el total de venta
Una factura tiene que estar valorada, es decir, debe indicar el precio unitario de cada uno de los productos, así como el importe total de los mismos.
Una factura comercial que no esté valorada no tendrá carácter legal y será considerada como un simple albarán. Por este motivo, una de las partes más importantes de una factura es la correcta asignación de los precios de los distintos artículos, así como el cálculo de los importes en relación a sus cantidades.
El valor total de la factura es un dato obligatorio que se debe incluir, siendo lo habitual hacerlo en la parte inferior de la misma.
- Descuentos e impuestos
En la factura comercial se deben reflejar posibles descuentos, rappels y otros métodos que se ofrecen al cliente para disminuir el importe de sus compras. Este tipo de descuentos pueden aplicarse de manera individual a cada artículo o sobre el importe total de la factura, aunque en ambos casos debe quedar claramente reflejado.
Otro punto básico de una factura comercial es el cálculo de impuestos, pues debe incluirse el mismo teniendo en cuenta la normativa tributaria vigente para cada producto. Por ejemplo, en una factura comercial entre provincias españolas se debe incluir el IVA correspondiente de cada producto (excepto para Canarias que cuenta con su propio impuesto sobre el valor añadido).
- Otra información de la factura comercial
Dentro de una factura comercial puede ser necesario incluir otra información importante, dependiendo del tipo de transacción y los países implicados en la misma. Entre esta información que puede añadirse a una factura comercial tenemos:
- » Incoterm. El tipo de condición por la que se realiza la transacción, e incluye información sobre la entrega o recogida y el tipo de pago.
- » El número del Bill of lading. Documento de transporte especial que se utiliza en el transporte marítimo.
- » Seguro. Si la mercancía objeto de la transacción dispone de algún tipo de seguro.
- » Origen de la mercancía. Para indicar cuál es la procedencia de las mercancías objeto de la transacción comercial.
En resumen, podemos decir que la factura comercial es uno de los documentos más importantes en una transacción comercial, y clave para poder cobrar los envíos realizados. Este documento será requerido por los agentes aduaneros, así como por otros transitarios que intervengan en el proceso de envío de mercancías, de ahí su importancia como documento.