Qué es el packing list
Las aduanas de todo el mundo disponen de una serie de trámites necesarios que se deben cumplir para que las empresas puedan despachar sus productos y que entren o salgan del país. Dentro de estos trámites se encuentra la liquidación de los impuestos y aranceles correspondientes, y la presentación de una serie de documentación como puede ser el DUA, la factura comercial o el packing list.
El packing list es un documento muy importante para cumplir con los trámites aduaneros que consiste en un listado con todos los productos que se importan o exportan, aportando datos sobre los mismos como su cantidad, su peso o las dimensiones de los paquetes o bultos.
El packing list también es conocido como lista de carga o lista de empaque, y es un documento fundamental para enviar productos, ya que además de facilitar el trabajo de aduanas, es muy útil para el receptor de la mercancía y las empresas implicadas en su transporte y almacenamiento.
Una de las claves por la que este documento se convierte en uno de los más importantes a la hora de enviar mercancías, es por el bill of lading, un documento indispensable para poder realizar envíos por transporte marítimo y aéreo que requiere de un packing list.
También es muy importante contar con un packing list detallado y preciso para lograr dos objetivos:
- Evitar bloqueos de mercancías en aduanas. Los agentes aduaneros podrán identificar de forma mucho más rápida y fiable los productos de un envío, si cuentan con un packing list bien confeccionado.
- Detectar productos que no tienen permitida su entrada en el país de destino. Al verificar la lista de todos los productos presentada en forma de listado en un documento, es más sencillo encontrar un artículo que pueda tener prohibida su importación o exportación.
Un packing list está siempre asociado a uno de los documentos más importantes para aduanas y para el envío de mercancías, la factura comercial. En el packing list se debe indicar el número de la factura a la que está asociado, para de esta forma poder vincular ambos documentos y facilitar y acelerar los trámites aduaneros, consiguiendo que la mercancía permanezca el menor tiempo posible en aduanas (envíos más rápidos).
Ejemplo de Packing list
Este documento no es complicado de rellenar y se suele utilizar una hoja de cálculo como Excel de Microsoft para confeccionar la lista y rellenar los distintos campos obligatorios y opcionales.
Existen numerosas plantillas de Excel que se pueden descargar de internet de forma gratuita y que sirven como modelo para poder crear un packing list de forma rápida y precisa, evitando tener que perder tiempo al comenzar un documento desde cero.
Con un modelo predefinido de packing list se evitará cometer los errores habituales a la hora de rellenar este documento, como puede ser obviar un campo obligatorio, y omitir una característica fundamental del envío (como el peso de los bultos).
Tipos de packing list
Aunque un packing list es un documento que sigue un modelo determinado y que no varía en exceso, sí que se pueden distinguir diferencias cuando un envío es doméstico o se trata de un envío internacional.
- Packing list para envíos nacionales
El packing list para envíos dentro del mismo territorio cumple la función de declaración jurada, garantizando que los productos listados en el documento son los que realmente se encuentran en el envío.
- Packing list para envíos internacionales
Una lista de empaque de exportación debe contener información detallada sobre los productos como sus números de serie o el número de lote de cada paquete (para garantizar una correcta trazabilidad).
En este tipo de packing list de importación y exportación, las condiciones del envío marcan la necesidad de añadir más información al documento (por ejemplo, si el envío es aéreo o marítimo).
Cómo hacer un packing list
A la hora de confeccionar un packing list se debe dividir el documento en dos partes detalladas.
En la parte superior o cabecera, se debe indicar la factura asociada, los distintos datos del importador y el exportador, así como la fecha en la que se realiza el envío.
En el cuerpo del documento se debe realizar una lista de los productos indicando sus características principales (es importante recalcar que esta información es tomada en cuenta a efectos legales como una declaración jurada, por lo que debe detallarse con mucha precisión para evitar posibles problemas y sanciones). También se debe incluir una descripción de los paquetes o bultos, con su peso bruto y neto, la cantidad y su volumen o dimensiones.
Finalmente, se debe incluir el valor comercial de cada paquete y del conjunto. Aunque este dato no es obligatorio, sí que es recomendable para facilitar el trabajo de aduanas y de otros agentes que intervienen en el proceso de envío.
Para el packing list se puede elegir un modelo prediseñado que sirve como guía, y que facilita el proceso para realizarlo.
Dentro de un packing list hay una serie de datos a incluir de carácter obligatorio, y otros que son recomendables, pero que pueden añadirse de forma opcional.
Campos obligatorios de un packing list
Un packing list debe incorporar una serie de información de forma obligatoria para que sea un documento válido para aduanas y otros transitarios implicados en la operación de importación y exportación.
- Fecha en la que se realiza el envío.
- Datos de la empresa o persona que envía (nombre, dirección y documento identificativo).
- Datos del receptor de la mercancía (nombre, dirección y documento identificativo).
- Número de la factura comercial a la que hace referencia el packing list.
- Peso y dimensiones de cada uno de los bultos o paquetes enviados.
- Peso y dimensiones de cada uno de los productos enviados.
- Descripción detallada de cada paquete o bulto.
- Cantidad total de paquetes o bultos que conforman la totalidad del envío.
Campos opcionales dentro de una lista de empaque
Se pueden incluir otros datos dentro de un packing list de manera opcional. Esta información puede ser muy útil para los distintos agentes que intervienen en un proceso de envío y recepción de mercancías internacionales.
Entre estos datos opcionales tenemos:
- Códigos de los distintos sistemas utilizados para el envío (Taric o HS, por ejemplo).
- Distribución de la mercancía o bultos en los distintos contenedores (en caso de que el envío ocupe más de un contenedor).
- Número de precintos del contenedor o contenedores donde viaja la mercancía.
- Valor económico de cada bulto y del total del envío.
El packing list para el transporte y envío de mercancías es un documento indispensable que lista y aporta información de todos los productos y bultos que forman un envío. Con la lista de empaque, aduanas ve su labor facilitada al disponer de todos los datos listados y asociados a su correspondiente factura comercial.
Hacer un packing list apropiado es una tarea básica si se quiere enviar productos o realizar exportaciones a otros países o a otras zonas.
Este documento es obligatorio porque facilita el reconocimiento selectivo por parte de las autoridades aduaneras y de gran importancia sobre todo en el despacho aduanero físico. También funciona como comprobante para daños y pérdidas de objetos del paquete cuando se han roto y situaciones similares.
Además, esta documentación debe ir en un sobre y colocarse en la parte exterior del paquete evitando que coincida con los cierres, esquinas o en la cinta adhesiva.