Un pasaporte es un documento personal de gran importancia que nos permite desplazarnos por el mundo portando un documento que garantiza nuestra identidad ante las autoridades de cada país. En muchas ocasiones puede ser necesario el envío del pasaporte a otro país para poder agilizar algún trámite o por circunstancias similares. En estos casos hay que enviar el pasaporte por correo, por lo que se está expuesto a una serie de riesgos que deben ser tenidos en cuenta para evitar problemas como pérdidas, robos o deterioros del documento.
Qué es un pasaporte
Cada estado o país expide un pasaporte que sirve como documento acreditativo para identificar a las personas que viajan por distintos países. Cuando se va a realizar un viaje internacional es necesario llevar un pasaporte válido y vigente, expedido por las autoridades del país, y así poder acreditar la identidad y nacionalidad de cada persona.
Una vez se visita un país, el pasaporte es sellado para que quede acreditada la visita al mismo y así disponer de un control fronterizo más eficiente y fiable. Las principales características de un pasaporte son:
- » Se trata de un documento individual y personal que acredita la nacionalidad e identidad de una persona.
- » Es un documento público que puede ser requerido por las autoridades del país donde se encuentre la persona.
- » Es un documento intransferible que no puede ser utilizado por una persona distinta a la que acredite.
Cuál es la importancia del pasaporte
El pasaporte es un documento oficial importante que es necesario para poder viajar a otros países. Sin el pasaporte es imposible acceder a la mayoría de países de todo el mundo, pues se trata del método internacional para poder acreditar la identidad y nacionalidad de las personas.
Al sacar el pasaporte es necesario presentar una serie de documentación, por lo que también es un elemento que permite actualizar mucha documentación personal que puede no estar en regla.
Cómo enviar un pasaporte por correo
Pueden ser muchos los motivos por los que sea necesario el proceder al envío del pasaporte utilizando el correo o una empresa de mensajería. Como en el pasaporte se incluye información personal y sensible de las personas deben tomarse precauciones a la hora de enviarlos por correo para que no caigan en manos de terceros que puedan hacer uso de la misma o del propio pasaporte en su beneficio y en perjuicio de su propietario.
Para garantizar que al enviar un pasaporte por correo acabe en manos del destinatario en perfectas condiciones, es necesario tener en cuenta una serie de factores como son:
- Verificar el pasaporte
Antes de proceder al envío del pasaporte es necesario comprobar que se encuentra vigente y en perfecto estado, es decir, que no ha caducado y que puede leerse de forma inequívoca toda la información que incluye. Si el pasaporte lleva fuera de fecha de validez al destino, o no se encuentra en condiciones legibles no se podrá realizar el trámite para el que ha sido enviado.
Para verificar que un pasaporte se puede enviar y utilizar sin problemas para resolver una situación o trámite hay que comprobar dos cosas fundamentales:
- » Pasaporte válido. Dependiendo de la edad de una persona el pasaporte tiene una validez diferente, tras la cual caduca y debe ser renovado. El pasaporte debe ser revisado antes de enviarlo por correo para cerciorarse de que no está caducado y que estará en vigor en la fecha que llegue al destinatario.
- » Buen estado de conservación. El pasaporte no debe estar deteriorado y debe ser legible para que pueda ser utilizado, evitando que sea rechazado por estas causas. Hay que recordar que el pasaporte es un documento que acredita identidad y nacionalidad, por lo que cualquier deterioro puede ser causa de rechazo.
- Elegir el servicio de mensajería
La empresa que se elija para enviar el pasaporte debe ser profesional y confiable. Para ello lo mejor es informarse sobre las distintas alternativas que hay en el mercado para el envío de documentos sensibles o privados, que ofrezcan las mejores garantías y tengan la mayor reputación dentro del sector.
Lo mejor es contratar una empresa de servicios que incluya la opción de hacer un seguimiento del envío para tener controlado en todo momento el lugar donde se encuentra el pasaporte en su trayecto. De esta manera se podrá consultar por internet en qué fase del transporte se encuentra el pasaporte facilitando su búsqueda si se produce cualquier incidencia como un extravío.
- Embalaje del pasaporte
A la hora de realizar el envío del pasaporte es importante protegerlo físicamente para garantizar que llegue en perfecto estado a su destinatario. La mejor opción es recurrir a sobres acolchados diseñados especialmente para el envío de documentos pues cuentan con los materiales y sistemas de protección necesarios para proteger los documentos que se encuentran en su interior. Este tipo de sobres protegerán al pasaporte de posibles deterioros por vibraciones, aplastamientos, agentes externos, golpes o manipulaciones.
Recordar que el pasaporte debe ir oculto para evitar que su información pueda caer en manos de terceros. Para ello hay que utilizar un envoltorio que lo oculte a simple vista y que impida un fácil acceso al mismo. De esta forma se evitará el robo de información o la sustracción de datos personales con fines delictivos.
- Rapidez y seguridad
Cuando se envía un pasaporte suele ser para realizar algún trámite o gestión, por lo que el tiempo es un factor importante a la hora de mandarlo por correo. Por ello es recomendable utilizar los servicios courier express o rápidos de las mensajerías, y los servicios de entrega en mano o en destino para garantizar que llegue en el menor tiempo posible y sea recogido por el destinatario correcto.
También es interesante contratar un seguro de envío para garantizar la devolución de importe del envío en caso de pérdida o retrasos en la entrega.
- Comunicación con el destinatario
Estar en comunicación con el destinatario sobre las condiciones del envío del pasaporte es fundamental para garantizar su correcta recogida.
Muchas veces el pasaporte se envía directamente a una embajada o consulado para poder realizar un trámite. En estos casos es mejor ponerse previamente en contacto con las mismas para poder obtener información sobre las mensajerías o empresas de transporte con las que suelen trabajar y así facilitar el proceso de envío y entrega del pasaporte. Además, hay que tener en cuenta que este tipo de instituciones suelen disponer de medidas muy concretas y estrictas sobre la recepción de paquetes (por razones de seguridad), por lo que una comunicación previa se hace fundamental para poder cumplirlas.
Es posible enviar un pasaporte por mensajería o correos, pero siempre teniendo en cuenta los riesgos que conlleva el envío de un documento tan importante que contiene información personal de las personas. Al tratarse de un documento individual, personal e intransferible es recomendable enviarlo por correo solo en aquellos casos en los que sea indispensable para poder realizar un trámite o diligencia.